TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
DEFINICIÓN
La recolección de datos se refiere al uso de una gran
diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el
analista para desarrollar los sistemas de información,
los cuales pueden ser la entrevistas,
la encuesta,
el cuestionario,
la observación,
el diagrama de
flujo y el diccionario de datos.
Todas estos instrumentos se aplicará en un
momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a
una investigación en común. En la presente investigación
trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de
datos, con las técnicas ya antes nombradas.
TÉCNICAS PARA HALLAR
DATOS
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una
situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación.
Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres
para complementar el trabajo de
cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar
información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista.
Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios
actuales del sistema existente, usuarios potenciales del
sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la
aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán
más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de
datos de aplicación.
Dentro de una organización,
la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el
analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un
intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización;
sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de
satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda
idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente
oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario,
lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro
entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.
(Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la
mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeacion).
Conducción de la Entrevista
1.Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2.Explicar la función propietaria como analista y la función
que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3.Hacer preguntas específicas para obtener respuestas
cuantitativas (Hechos).
4.Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas,
subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5.Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6.Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores.
(Objetividad).
7.Conservar el control de la entrevista, evitando las
divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
8.Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse
a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación,
correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación,
no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con
personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema,
los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra
forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y
cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está
relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de
actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información
cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de
datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios,
ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo;
las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas.
La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa
o incluso resistencia potencial
para las aplicaciones de desarrollo;
más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de
alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir
información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin
estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan
pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser
abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los
entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar
por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta
cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda
seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de
posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el
tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La
entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no
necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar
las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista
estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas
estructuradas para pregunta cerradas.
Ejemplos de las preguntas abiertas y
cerradas en la entrevista estructurada
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FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
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FORMA DE PREGUNTA CERRADA
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Ejemplo: obtener la información sobre las
características de diseños críticas para los empleados.
" algunos empleados han sugerido que
la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar
un sistema de computadora que maneje todos los
cálculos..."
bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted
el desarrollo de un sistema de este tipo?.
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Ejemplo: obtener la información sobre las
Características de diseño críticas para los empleados.
" La experiencia le ha proporcionado
una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría
que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo
anterior:
-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En donde se presenta la mayor parte del
problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se
maneja?
Entre otros
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Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo
tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que
se necesite en la investigación;
incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los
otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los
niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor
parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores
del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes
turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén,
también entrevistarán a los gerentes más importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para
el éxito en la búsqueda de hecho por medio de
la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del
analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como
de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la
vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de
estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo,
analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores
(captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no
tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la
presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su
problema".
A través de la entrevista, los analistas
deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
¿Qué está olvidando?
¿Qué espera está persona que haga yo?
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Entrevista estructurada
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Entrevista no estructurada
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VENTAJAS
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-Asegura la elaboración uniforme de las
preguntas para todos los que van a responder.
-Fácil de administrar y evaluar.
-Evaluación más objetiva tanto de quienes
responden como de las respuestas a las preguntas.
-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
-Resulta en entrevistas más pequeñas.
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-El entrevistador tiene mayor flexibilidad
al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
-El entrevistador puede explotar áreas que
surgen espontáneamente durante la entrevista.
-Puede producir información sobre área que
se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
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DESVENTAJAS
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-Alto costo de preparación.
-Los que responden pueden no aceptar un
alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.
-Un alto nivel en la estructura puede no
ser adecuado para todas las situaciones.
-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma
espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con
comentarios hacia el entrevistado.
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-Puede utilizarse negativamente el tiempo,
tanto de quien responde como del entrevistador.
-Los entrevistadores pueden introducir sus
sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.
-Puede recopilarse información extraña
-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.
-Toma tiempo extra recabar los hechos
esenciales.
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CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una
alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas
características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas
en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una
máxima efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden
ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para
conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en
varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas
apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los
casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una
ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado
cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos
respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas
pueden proporcionar datos más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el
tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es
importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos
significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para
recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de
si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las
preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los
estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los
cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los
sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al
explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios
para estudiar los métodos de verificación de crédito,
es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia
oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas
personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de
respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las
respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la
pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es
el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una
posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
ENCUESTA
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una
"sociedad de información". Esto es, nuestros mayores problemas y
tareas ya no giran principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia
y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un
rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a
esta necesidad crítica de información por el gobierno,
el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone
en las encuestas.
Hoy en día la palabra "encuesta"
se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de
una muestra de individuos. Esta
"muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una
muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los
asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto…
una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para
evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran
variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras,
incluyendo por teléfono,
por correo o en persona.
Aún así, todas las encuestas tienen algunas
características en común.
A diferencia de un censo, donde todos los
miembros de la población son estudiados, las encuestas recogen información de
una porción de la población de interés,
dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una
encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de
personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es
seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga
una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados
pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La
información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en
mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los
individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener
un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información
de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una
porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que
los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los
hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes
completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra requerido en una
encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los
hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una regla simple para el
tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto
depende de los recursos profesionales
y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra
de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas
encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener
información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra
apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias
características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar
decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas
proveen medios rápidos y económicos de determinar la
realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes,
creencias, expectativas y comportamientos de las personas.
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre las encuestas de
opinión pública que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris
emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de
asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas,
frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se reportan regularmente en
muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisión,
así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo encuestas e
informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no
son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito
administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que
tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:
· Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le
dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.
· Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel
sobre niños (y sus familias) para estudiar sus
necesidades educativas y otras.
· Es una buena práctica nunca identificar los participantes
individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de
los recursos disponibles para la encuesta.
· Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar
cuán satisfechos están las personas con sus autos.
· El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo
encuestas cada mes para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.
· La Agencia para la Política e Investigación
sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una
encuesta periódica para determinar cuanto dinero está gastando la gente en los
distintos tipos de cuidado médico.
· Las autoridades de transportación local conducen encuestas para
obtener información
· sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.
· Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para
conocer qué leen sus suscriptores.
· Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros
parques nacionales y
· otras facilidades recreativas.
Las encuestas proveen una fuente importante
de conocimiento científico básico. Economistas, sicólogos, profesionales de la
salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como
los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de
los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento
electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera
del hogar.
¿Cuáles son algunos métodos comunes de
Encuestas?
Las encuestas pueden ser clasificadas en
muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas
pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo,
objetos animados o inanimados, animales,
terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las
encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas
que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos
particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad,
los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también
pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su
método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y
entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y
otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos,
la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado
o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando
aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los
canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de
conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de
entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo
relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar
este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de
cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a
grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una
organización profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente
de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor
frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario
obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u
oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o
por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger
información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos.
Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar
participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para
Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las encuestas también por
su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como
las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por
características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas,
vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos
tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben
sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia
sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a
clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de
residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas
("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o
desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que
evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala,
o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones
otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede
afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente
encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo
resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social,
medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit
presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron
11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para
reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%,
no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas,
tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una
hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y
acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de
información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas
encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas
sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o
comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista,
algunas encuestas usan un diseño
de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos
ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña
electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo.
¿Quién trabaja en las Encuestas?
El trabajador de encuestas mas conocido por
el público es el entrevistador que llama por teléfono, el que aparece en la
puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para
encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el campo,
eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parcial. Por lo
tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no
deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el
nivel de automatización de las encuestas han comenzado a
alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan trabajar
a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de
entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada día más importancia.
La mayoría de las organizaciones que hacen
investigación proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los
requisitos principales para entrevistar están la habilidad para acercarse a
personas extrañas (en persona
o por teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el
público es el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadir les a participar y para recoger los
datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es
el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la encuesta,
seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas, procesan los datos
recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.
En la mayoría de las organizaciones de
investigación por encuestas, el personal gerencial habrá tomado cursos
graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en
estadísticas, sociología,
sicología, mercadeo,
alguna materia afín ó poseerán experiencia
equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los
asociados de investigación frecuentemente tendrán trasfondos académicos
similares a los gerentes o habrán avanzado desde las filas de los
entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia.
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?
La confidencialidad de los datos
suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las
organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de
los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de Estadísticas garantiza
la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canadá, y otros
países tiene salvaguardas similares.
Varias organizaciones profesionales que
tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética (como la Asociación Estadística
Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las
respuestas en encuestas. La política recomendada para que las organizaciones de
encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:
· Usar códigos numéricos para vincular al participante con su
cuestionario y guardar la
información sobre el vínculo nombre-código
en un lugar aparte.
· Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes
en la encuesta a cualquier persona fuera de la organización de encuestas,
incluyendo a sus clientes.
· Destruir cuestionarios e información que pueda servir para
identificar los participantes
luego que sus respuestas se hayan entrado a
la computadora.
· Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la
encuesta de los archivos de computadora usados para análisis.
· Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias
para que los participantes individuales no puedan ser identificados.
La confidencialidad de los datos
suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las
organizaciones de encuesta respetables.
¿Cuáles son nuestras preocupaciones
potenciales?
La calidad de una encuesta es determinada en
gran medida por su propósito y por la forma en que es conducida.
La mayoría de las indagaciones de televisión
(por ejemplo, las "encuestas" usando el número telefónico 900) o las
"encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y otras
encuestas de opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion polls:
SLOPS)" pueden llevar a conclusiones erróneas ya que los participantes
no han sido seleccionados científicamente.
Las encuestas deben llevarse a cabo
únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser
diseñadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para
mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien se le solicite
que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los resultados
debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.
Otra violación importante de la integridad
ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehículo para
estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para
mercadear productos.
LA OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su
progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan
su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia
aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales
utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus
actividades de grupo y como miembros de la organización.
El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que
se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo,
cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que
no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de
tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá
esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto
que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el
analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la
persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede
observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción
puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir
una explicación, etc.
Preparación para la observación
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la
observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a
hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de
observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible,
evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario
abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de
valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas,
etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona
observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
DICCIONARIO DE DATOS
Los diccionarios de datos son el segundo componente del
análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no
describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos
proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es
undiccionario de
datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como
desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de
datos.
Un diccionario de datos es una lista de
todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos
que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados
en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El
diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos
caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o
en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las
respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante
el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la
determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más
adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el
diseño del sistema.
En informática,
base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos,
puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la
totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus
ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas
utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes.
Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de
información que
describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato
consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o
producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción,
sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para
éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los
analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una
referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de
sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa
y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA
FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el
dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica
que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la
fecha en la que se envió por correo o se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir
suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema.
Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se
entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse
con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias
deben evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los
alias.
Longitud de campo
Cuando las característica del diseño del
sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistemas, será
importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos proceso solo se permiten valores
de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los
números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para
indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en
forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se
sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los
detalles de consulta cuando se necesiten.
INGENIERÍA DE SISTEMAS I
